Quản lý thời gian tốt là kỹ năng để bạn thành công

Quản lý thời gian tốt là kỹ năng để bạn thành công
Ngày đăng: 25/07/2021 12:13 AM

     

    Kỹ năng quản lý thời gian - Bí quyết dẫn đến thành công

    Dường như khoảng thời gian chúng ta có trong ngày không bao giờ là đủ. Đã bao giờ bạn tự hỏi: “Trong khi tất cả mọi người đều có 24 giờ, tại sao một số người lại đạt được nhiều thành tựu hơn so với những người khác?”

    Câu trả lời là kỹ năng quản lý thời gian  của bạn. Những người đạt thành tích cao là những người có khả năng quản lý tốt thời gian của mình. Bằng cách sử dụng các kỹ năng này, bạn có thể cải thiện khả năng làm việc theo một cách hiệu quả hơn - ngay cả khi quỹ thời gian eo hẹp và môi trường áp lực cao. 

    Quản lý thời gian tốt

    Quản lý thời gian tốt như thế nào

    Quản lý thời gian là gì? 

    Quản lý thời gian là phương pháp lên kế hoạch và phân bổ thời gian cho từng công việc cụ thể, chi tiết đến từng bước cho đến khi hoàn thành các mục tiêu đề ra. 

    Vì thời gian có hạn nên khi bạn sở hữu kỹ năng quản lý thời gian tốt, bạn sử dụng thời gian của mình càng hiệu quả. Độ hiệu quả của việc quản lý thời gian được đánh giá dựa trên kết quả công việc chứ không dựa trên thời gian hoàn thành nhanh hay chậm.

    Những lợi ích khi sở hữu kỹ năng quản lý thời gian tốt

    Bạn có thể thấy... hơi vô lý khi bạn đang phải bỏ thời gian quý báu của mình ra để học cách quản lý thời gian hiệu quả. Song, kỹ năng này thực sự rất cần thiết nếu bạn muốn đạt được nhiều thành công hơn trong cuộc sống. 

    Đạt được nhiều thành tựu hơn 

    Kỹ năng quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn có được nhiều thành công hơn trong cuộc sống. Không phải ai cũng có thể sử dụng quãng thời gian của mình một cách tối ưu nhất. 

    Vì vậy, việc bạn có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn có thể hoàn thành được nhiều công việc hơn trong một khoảng thời gian ngắn. Làm việc năng suất hơn là nguồn gốc giúp bạn tiến xa hơn và đạt được những mục tiêu mình đã đặt ra trước đó. Vì bạn đang tổ chức công việc một cách khoa học, việc đạt được các mục tiêu ngắn hạn sẽ giúp bạn tự tin hơn để tiếp tục con đường đi tới thành công. 

    Tin tưởng vào bản thân là một trong những yếu tố quan trọng tiếp thêm sức mạnh cho bạn dám đối đầu, dám thử thách. Điều này sẽ giúp bạn thoát ra khỏi “vùng an toàn” (safe-zone) của mình để đạt được nhiều thành tựu hơn. 

    Hoàn thành công việc đúng hạn không chỉ giúp tăng hiệu quả công việc mà còn giúp bạn tạo được uy tín của mình. Khi người quản lý hay cấp trên biết rằng bạn luôn hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian quy định, điều này có thể đem đến cho bạn nhiều cơ hội thăng tiến hơn trong sự nghiệp

    Quản lý tốt thời gian sẽ dễ thành cồng hơn

    Quản lý tốt thời gian sẽ dễ thành cồng hơn

    Giảm áp lực công việc 

    Chắc hẳn sẽ có nhiều khi các bạn cảm thấy áp lực đang đè nặng lên đôi vai mình, bởi công việc cứ xếp thành hàng, lần lượt chờ bạn hoàn thành. 

    Điều này không chỉ cản trở năng suất làm việc mà còn ảnh hưởng đến sức khỏe thể chất cũng như tinh thần của bạn. Căng thẳng quá mức và tăng huyết áp có thể dẫn đến các bệnh như tim mạch, trầm cảm, béo phì... 

    Khi có kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả, bạn sẽ biết mình cần phải làm gì. Bằng cách này, chúng ta có thể giảm bớt căng thẳng và áp lực không cần thiết trong cuộc sống. 

    Cải thiện hiệu quả công việc 

    Cuộc sống luôn đòi hỏi công việc bạn làm phải đạt chất lượng hoặc tiêu chuẩn nhất định. Bằng việc tận dụng thời gian và ưu tiên các hoạt động một cách hợp lý, chúng ta có thể dễ dàng tạo ra chất lượng công việc tốt hơn. 

    Sắp xếp thứ tự ưu tiên sẽ giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng bằng cách đặt chúng ở mức độ ưu tiên hàng đầu, cho phép bạn làm việc với toàn bộ sự chú ý và tập trung. Từ đó, bạn có thể cải thiện được chất lượng công việc của mình. 

    Giúp bạn cân bằng cuộc sống 

    Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả không chỉ mang lại lợi ích trong công việc của bạn mà còn giúp bạn cải thiện cuộc sống bên ngoài môi trường công sở. 

    Nếu bạn kiểm soát tốt mọi thứ trong phương diện chuyên môn, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào cuộc sống cá nhân và các mối quan hệ của mình. 

    Khi các nhiệm vụ và công việc của bạn đang đi đúng hướng, bạn sẽ có cảm giác bình yên hơn trong tâm hồn. Khi cảm thấy bình tĩnh hơn và bớt căng thẳng hơn, chất lượng cuộc sống của bạn sẽ tự động được cải thiện. 

    Lần cuối cùng bạn dành thời gian để làm những việc mà bạn thực sự thích thú là khi nào? Bạn không thể nhớ nổi, phải không? 

    Thật may mắn, với kỹ năng quản lý thời gian tốt, bạn sẽ có nhiều thời gian rảnh hơn trong ngày để thực hiện các hoạt động giải trí và thư giãn khiến bạn vui vẻ. Cuối cùng, điều này sẽ giúp bạn tạo ra sự cân bằng hoàn hảo bằng cách làm việc thông minh cả ngày để đổi lại phần thưởng do chính bạn lựa chọn. 

    Hạn chế thói quen trì hoãn

    “Thôi kệ, mai làm cũng được.” - Đây là một cái cớ mà bất kỳ ai trong chúng ta đều đã từng đưa ra để trì hoãn công việc. Ý nghĩa của việc quản lý thời gian không chỉ giúp bạn làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn mà còn để hạn chế sự trì hoãn, đặc biệt đối với các nhiệm vụ quan trọng. 

    Áp dụng các kỹ năng quản lý thời gian tốt cho phép bạn làm việc thông minh hơn thay vì chăm chỉ hơn. Điều này ngay lập tức loại bỏ sự trì hoãn bằng cách đảm bảo rằng bạn đã nắm rõ các nhiệm vụ được ghi trong danh sách việc cần làm (check-list) của mình và thời gian cần hoàn thành công việc đó. 

    Phương pháp sử dụng thời gian một cách tối ưu 

    Loại bỏ những tác nhân khiến bạn xao nhãng 

    Trong cuộc sống hàng ngày, những yếu tố gây xao nhãng khiến chúng ta mất nhiều thời gian quý giá trong một ngày. Điện thoại di động, đồng nghiệp hay bạn bè tán gẫu, mạng xã hội là một số trong số những thứ gây xao nhãng phổ biến nhất khiến chúng ta gần như tiêu tốn 3 giờ mỗi ngày. 

    Để không cho những thứ gây xao nhãng này ngốn thời gian của bạn, tốt hơn hết bạn nên loại bỏ chúng hoàn toàn khi bạn cần làm việc. Hãy dành một chút thời gian để tìm hiểu về những điều khiến bạn mất tập trung. Nếu mạng xã hội và điện thoại di động làm giảm năng suất của bạn, hãy đặt thời gian cố định trong ngày bạn có thể sử dụng mạng xã hội. 

    Cách thiết lập kế hoạch để quản lý thời gian tốt hơn

    Bởi những ích lợi nêu trên của kỹ năng quản lý thời gian là điều chúng ta đều hướng tới. Vậy làm thế nào để có thể thiết lập kế hoạch để quản lý thời gian một cách tốt nhất? 

    Lên kế hoạch quản lý thời gian

    Lên kế hoạch quản lý thời gian

    Thiết lập mục tiêu S-M-A-R-T 

    Đầu tiên, bạn cần thiết lập mục tiêu cho bản thân. Điều này không chỉ giúp bạn nâng cao sự chủ động mà còn là thước đo để đánh giá sự tiến bộ của bản thân. 

    Hiện nay, có rất nhiều nguyên tắc thiết lập mục tiêu khác nhau. Nhưng nổi bật nhất phải kể đến là nguyên tắc SMART. Vậy thế nào là mục tiêu SMART? Hiểu đơn giản, tiêu chí S-M-A-R-T có sự kết hợp của năm yếu tố đó là: Specific, Measurable, Achievable, Relevant và Timed. Cụ thể:

    Specific - Tính cụ thể

    Mục tiêu của bạn càng lớn thì càng cần hàm chứa sự cụ thể. Bạn không nên đặt mục tiêu một cách mơ hồ, chung chung. 

    Ví dụ, bạn đang muốn giảm cân. Thay vì "Tôi sẽ giảm cân", hãy đặt mục tiêu "Tôi sẽ chạy bộ 2km mỗi ngày". Rất nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng, mục tiêu càng rõ ràng thì sự khả thi càng cao. Khi xác định rõ mình muốn gì, bạn sẽ biết mình cần làm gì để đạt được điều đó.

    Measurable - Có thể đo lường được

    Một dự án có thành công hay không phụ thuộc vào khả năng đo lường mục tiêu của dự án đó. Tức là khi xây dựng mục tiêu theo nguyên tắc SMART, bạn phải gắn mục tiêu với con số cụ thể. Ví như bạn muốn kỳ thi IELTS sắp tới sẽ đạt điểm cao, vậy "điểm cao" là bao nhiêu? 7.0, 8.0 hay 8.5 là điểm số bạn mong muốn? Đưa ra những con số sẽ giúp tăng tính cụ thể, thúc đẩy tinh thần cố gắng của bạn.  

    Achievable - Có khả năng thực hiện được

    Bạn nên đặt những mục tiêu tương ứng với năng lực của bản thân, có khả năng thực hiện được. Quay lại với ví dụ về giảm cân, không nên đặt mục tiêu chạy bộ mỗi ngày 2km khi sức chỉ có thể chạy 1km. Hãy chia thành nhiều mục tiêu nhỏ, ví dụ tuần đầu chạy 0.5km, tuần tiếp theo 1km,... Khi hoàn thành các mục tiêu nhỏ, bạn sẽ có thể tiến gần hơn đến mục tiêu lớn hơn. 

    Relevant - Tính thực tế

    Tính thực tế bao gồm khả năng thực hiện. Hãy tính toán đến các yếu tố để tăng tính thực tế cho mục tiêu như: kinh phí thực hiện, nhân lực, nguồn vốn, thời gian,... Ví dụ bạn muốn đi du học Hàn Quốc thì mục tiêu SMART phải tính toán đến yếu tố tài chính cá nhân, chi phí đi lại, ăn ở, sức khỏe hiện tại,...

    Thiết lập mục tiêu theo Smart

    Thiết lập mục tiêu theo Smart

    Timed - Khung thời gian thực hiện

    Thời gian đạt được mục tiêu sẽ ảnh hưởng đến khả năng thành công đồng thời là đòn bẩy làm tăng sự nỗ lực của bạn. Ví dụ, khi muốn giảm cân, hãy xác định bạn sẽ giảm bao nhiêu cân trong bao lâu. 

    Ngoài ra, xây dựng khung thời gian thực hiện còn tăng tính kỷ luật. Bạn có thể điều chỉnh thời gian sao cho thật hợp lý để hoàn thành mục tiêu.

    Tổ chức công việc theo ma trận Eisenhower

    Theo Ma trận Eisenhower, để có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả với hiệu suất làm việc cao nhất thì chúng ta nên dành thời gian cho những thứ quan trọng (Important) chứ không phải những thứ khẩn cấp (Urgent). Bởi những điều quan trọng thường ít khẩn cấp và việc khẩn cấp ít khi là việc quan trọng. 

    Để thực hiện được điều này, cũng như để giảm tải áp lực gây ra bởi deadlines chồng chất trong thời gian eo hẹp thì trước hết, chúng ta cần phân biệt rõ:

    Việc quan trọng là những thứ mà sau khi được hoàn thành sẽ tạo ra kết quả giúp chúng ta đến gần hơn với mục tiêu đã đặt ra, bất kể đó là mục tiêu cá nhân hay trong công việc. Cụ thể hơn, những việc này đóng góp trực tiếp vào thực hiện nhiệm vụ, giá trị và mục tiêu mang tính chất dài hạn.

    Quản lý thời gian theo ma trận Eisenhower

    Quản lý thời gian theo ma trận Eisenhower

    Các hoạt động khẩn cấp yêu cầu hành động ngay tức thì và thường liên quan tới người khác (mục tiêu của người khác), chẳng hạn như gọi điện, kiểm tra tin nhắn mới, gửi email,....

    Khi phân biệt được việc gì quan trọng và việc gì khẩn cấp thì chúng ta sẽ loại bỏ được thói quen mang tính chất bản năng- tập trung vào những công việc không quan trọng. Đồng thời, chúng ta sẽ có đủ thời gian để làm những điều cần thiết cho mục tiêu trong tương lai.

    Thực hiện kế hoạch một cách nghiêm túc

    Mọi kế hoạch chỉ là vô nghĩa nếu bạn không bắt tay thực hiện chúng một cách nghiêm túc. Hãy đặt ra những quy tắc riêng cho bản thân mình và những hình phạt cho bản thân khi bạn vi phạm kỷ luật đó. Chẳng hạn, khi bạn không hoàn thành bài 11 trong quyển Ngữ pháp tiếng Hàn Quốc trong buổi chiều thì bạn sẽ không được xem tập phim yêu thích mới phát hành vào tối nay. 

    Khi bạn trì hoãn trong việc thực hiện kế hoạch, bạn sẽ rơi vào tình trạng mất động lực cho việc thực hiện mục tiêu trong những ngày tiếp theo. Việc trì hoãn cũng như đối xử một cách quá thoải mái với chính bản thân mình sẽ khiến bạn “dậm chân tại chỗ” và không thể tiến xa hơn trong công việc cũng như cuộc sống.

    Điều chỉnh kế hoạch

    Trong khi thực hiện kế hoạch, bạn sẽ nhận ra một số điểm chưa hợp lý. Vì vậy, việc tiến hành sửa chữa và thay đổi sao cho phù hợp là hết sức cần thiết. 

    Chẳng hạn, theo kế hoạch ban đầu, bạn dự kiến sẽ hoàn thành deadlines công việc trong 30 phút. Tuy nhiên, trên thực tế bạn cần bỏ ra ít nhất 40 phút. Trong trường hợp này, bạn cần tiến hành điều chỉnh kế hoạch của mình sao cho hợp lý. 

    Khi kế hoạch đã được điều chỉnh phù hợp, bạn có thể yên tâm tiến hành nó theo một cách hiệu quả và tối ưu hơn. Việc này sẽ tạo động lực cho bạn khi mục tiêu trong kế hoạch điều chỉnh có thể được hiện thực hóa, giúp bạn đạt được thành tựu nho nhỏ. Từ đó, bạn sẽ tự tin chinh phục những mục tiêu to lớn và lâu dài hơn. 

    Trên đây là một số thông tin về tính cần thiết của việc sử dụng thời gian hiệu quả và một số phương pháp giúp bạn có thể đạt được kỹ năng quản lý thời gian tốt hơn. Chúc bạn thành công trong việc trang bị cho bản thân những kỹ năng quản lý thời gian!

     

      Yêu cầu / góp ý với chúng tôi
      Vui lòng nhập Tên cá nhân/ công ty
      Vui lòng nhập Số điện thoại
      Vui lòng nhập email
      Vui lòng nhập nội dung